Nosotros lo hacemos mediante una tabla semanal y usando correo electrónico, ponemos las diferentes propuestas para cada día (lugar y rango de horas), y la gente se va apuntando. En nuestro caso es un poco distinto porque primero la gente se apunta el día que puede, y luego el día antes, cerramos aforo y en base a los que seamos, elegimos juegos que encajen para esa cantidad de personas y más o menos que sean del gusto de los que van a ir.
Pero alguna vez si queremos jugar a un determinado juego, sí que especificamos a qué juego se quiere jugar y por tanto aforo máximo y condiciones (si el juego es largo pues que el que se apunte pueda estar cierta mínima cantidad de horas, etc.)
De momento así nos organizamos bien...