Es muy difícil prever todas las contingencias que puedan suceder al organizar algo, pero es fácil aprender de "fallos" para mejorar la situación en futuras ediciones.
Yo es lo que he intentado con mis aportes. Además me parece que esta no es una situación en la que culpar a nadie. Me parece mejor ser constructivo para ya sea solucionar esta situación ahora o en futuras ediciones.